Formålet med økonomistyring er anlægge en økonomisk synsvinkel på alle projektets faser, inklusiv implementeringen, anvendelsen og den løbende drift.

Det skal give projektlederen et sundt og rationelt økonomisk tankesæt med fokus på projektet som helhed.

Projektets totale konsekvenser værdisættes. Det er ikke kun på omkostninger ved gennemførelse af projektet eller ved driften men osse organisationens totaløkonomi ved gennemførelse, fx. de gevinster der er i form af mere rationelle arbejdsgange.

For at vurdere en virksomheds indtjeningsmuligheder ved et projekt skal der foretages en investeringsanalyse af projektet. Dette gøres ved at vurdere lønsomheden og indtjeningen af projektets resultat i forhold til investeringerne og de løbende driftsomkostninger.

Projektets resultat er ikke kun et spørgsmål om rationaliseringsgevinster; men det er osse et spørgsmål om virksomhedens konkurrencemæssige placering og perspektiver for fremtiden, evt. overlevelse.

Endvidere vil en række af af projektets resultater inddirekte bidrage med værdier til virksomheden, men disse elementer er ofte vanskelige at gøre synlige og målbare.

Skabte værdier kan bestå af

• Positivt afkast på investeringerne - 'pay back', det traditionelle genstandsområde for omkostninger - beneficer. Er beneficer på længere sigt større end omkostninger? (kvantificerbare værdier).
• Strategisk match - understøtter projektets resultater virksomhedens strategier på de forskellige områder? Hovedsigtet er ikke direkte at opnå besparelser eller øget indtjening, men at sikre, at projektets resultat bidrager til virksomhedens samlede tilpasning til de valgte forretningsstrategier.
• Competitive Advantage - hvor der er tale om, at hele forretningsområder skabes eller udvikles som følge af fx. informationsteknologien.
• Management Information System handler om at understøtte beslutninger på ledelsesplan. Det kan være oplysninger om dag til dag situationen på de væsentligste forretningsområder, oplysninger om ressourceforbrug og endelige oplysninger, der er en del af grundlaget for den strategiske planlægningsproces. Endvidere er oplysninger om konkurrenterne og hvorledes deres strategier påvirker markedet væsentlige.
• Competitive Response - evnen til at konkurrere med konkurrenterne når det gælder markedsandele, øget indtjening, rationalisering eller at være 'first mover'.
• Projektlederen skal have forståelse for disse områder i sit daglige prioriteringsarbejde, hvor det er vigtigt at holde for øje hvorfor projektet eksisterer, og hvad der er den forretningsmæssige baggrund.

Det giver indsigt i projektets økonomi at estimere omkostninger og indtjeningsmuligheder og foretage konsekvensvurderinger i hele projektets 'life-cycle'.

Markedsføringstidspunktet og kvaliteten af produktet er de mest afgørende faktorer. Ressourceforbruget er derimod er mindre væsentlig. Disse forhold er vigtige, når projektlederen skal til at foretage prioritering i projektet.

Måske bidrager det til en større forståelse osse at fokusere på produktets levetid, som måske er 3-5 år efter projektets afslutning.

Processen omkring økonomistyring består af en række trin, som projektlederen gennemløber periodisk hele projektet igennem. I starten af projektet for at etablere økonomibilledet. I gennemførelsen for at justere planer, budgetter, ledelsesstil, ambitionsniveau etc. i forhold til virkeligheden. Og i afslutningen som en evaluering af økonomistyringen, opfølgningen på budgettet, læring i organisationen om styring af aftaler, prisforhandling etc.

Projektlederens økonomistyringsopgaver

• Projektets omkostninger for udvikling og drift fastlægges.
• Indtjening af projektets resultat fastlægges.
• Finansiering vurderes.
• Fastlæggelse af procedurer og autorisation.
• Budget, projektregnskab og pengestrøm i projektet fastlægges.
• Rådighedsbeløb afgøres og vurdering af hensættelser baseret på bl.a. risikostyring.
• Overvågning af omkostningsudviklingen gennemføres sammenholdt med færdiggjort arbejde. Justering og optimering af projektets struktur, taktik, bemanding eller organisation, hvis der er større ændringer i omkostningsbillede eller indtjeningsmulighed.
• Opfølgning på relevante punkter gennemføres på alle projekt- og styregruppemøder.
• Formelle reviews af økonomistyringen fremgår af projektplanen og indgår som selvstændige punkter i forbindelse med projektreviews.
• Evaluering og efterkalkulation for at sikre at det historiske forløb indgår som erfaring i organisationen.